İyi başlangıç iyi bir süreci getirir; bu prensipten hareketle toplantılara da iyi başlamak gerekir. Bununla ilgili birkaç öneriyi şu şekilde özetlemek mümkün:
• Toplantının başında "hoşgeldiniz" ifadesiyle başlamak ve kısa bir açılış konuşması yapmak dikkat çekici olması ve zihinlerin toplantıya çekilmesi açısından iyi bir giriş yöntemidir.
• Giriş konuşmasından sonra katılımcıların konuşmasını sağlamak etkileşimi artıracaktır.
• Her bir gündem maddesinden sonra katılımcılardan geribildirim almak yine katılımı artırmak açısından gereklidir.
• Kişilerin birbirlerini dinlemeleri konusunda özendirici olmak ve ikili diyaloglara ve fısıldaşmalara izin vermemek gerekir. Konuşan için, böyle bir durum oldukça can sıkıcıdır. Ayrıca kimsenin kimseyi dinlemediği bir toplantı elbette verimli sonuçlar doğurmaz.
Dinamik Başlama
Toplantılara hareketli ve dinamik başlamak katılımı ve motivasyonu artıran bir yaklaşımdır. Toplantı dinamizmini yaratmak için birkaç uygulama yapılabilir:
• Müzikle karşılanmak herkesin hoşuna gider.
• Toplantı yöneticisinin gelenleri gülümseyerek karşılıyor olması şık bir davranıştır.
• Konuya uygun eğlenceli bir hikayeyle başlamak hoş bir seçimdir.
• Toplantının verimi ve katılımı açısından en etkin yollardan birisi toplantının ana gündem maddesi üzerine beyin fırtınası yapmaktır. Hemen başında uygulanacak bu yöntem hem dinamik bir ortam oluşturmaya hem de katılımı artırmaya yol açarken, diğer taraftan kaliteli toplantı olmasını da sağlayacaktır.