Toplantı sürerken özelikle toplantı yöneticisinin dikkat etmesi gereken kimi konular vardır; bunlar hem toplantının genel akışının pürüzsüz hem de sonuçlarının iş görür olmasına kaynaklık eder. Özetle belirtilecek olursa;
-
Toplantıya zamanında başlamak için gerek katılımcıların gerek toplantı organizatörünün dikkatli olması gerekir.
-
Toplantı sırasında grup etkileşimini ve tük katılımcıların fikirlerinin ortaya çıkmasını sağlamak için not alınması gerekir. Toplantı notları, hem toplantı süresince hem de toplantı sonrasında toplantının genel akışı ve izlenimler konusunda önemli bir veri kaynağı oluşturur. Toplantının amacına ve gündemine göre farklı yöntemlerle not alınabilir.
-
Toplantının zor olan tarafı, toplantı sırasında ortaya çıkan kişiler arası tartışmalı durumlardır. Burada da yine toplantı yöneticisinin bu tartışmaların niteliğine göre uygun davranışlar sergilemesi gerekir.
-
Zamanında başlamak kadar zamanında bitirmek de toplantının verimine etki eden bir durumdur. Toplantı yöneticisi zamanında bitirme noktasında katılımcıların hassasiyetini göz önünde bulundurmalıdır.