Eylem planının oluşturulması için, yöneticilerin, denetçilerin (supervisons) ve diğer kilit konumda yer alan yetkililerin arzulanan hedefe nasıl başarıyla ulaşacağını belirlemeleri gerekir. Alternatif eylemlerin ya da stratejilerin maliyetleri, yararları ve olası sonuçları mutlaka karşılaştırılmalıdır. En etkili ve verimli stratejilerin seçilmesi gerekmektedir. Diğer kamu kurumlarında uygulanmış başarılı programların araştırılması da bu anlamda yardımcı olacaktır. Özel sektör kurumları da bu doğrultuda önemli bir bilgi kaynağıdır. Ayrıca kurumun içinde yer alan birimlerin ya da bölümlerin de araştırılması da verimli sonuçlara ulaşmasına yardımcı olacaktır. Benzer amaçların, hedeflerin ve prosedürlerin ödünç alınması da söz konusu olabilir. Ayrıca akademisyenlerin bilgilerinden ya da deneyimlerinden yararlanılabilir (sözgelimi, beyin fırtınası, yeni ve yaratıcı fikirlerin ortaya çıkması için en etkin yollardan biridir.)
Eylem planına karar verilmeden önce, her strateji ağırlıklandırılmalıdır. Alternatifleri test ederken şu sorulardan yararlanılabilir:
Eğer bu eylem planı uygulanırsa, belirlenen amaca ulaşmak olası mı?
Bu eylem planının beklenen maliyetleri ve yararları nelerdir?
Bu eylem planının diğer amaçlar üzerinde pozitif ya da negatif bir etkisi olacak mı?
Bu hedefin gerçekleşmesi, diğer hedeflerin başarıyla tamamlanmasına mı bağlıdır?
Bu eylem planını gerçekleştirmek için kurum organize oldu mu? Eğer olmadıysa, planın gerçekleşmesi ne gibi değişiklikler yapılmalıdır?
Eğer değişiklikler gerekliyse, bunların yapılması ne kadar bir sürede gerçekleşecektir?
Plan uygulanmaya başlandıktan sonra, süreçsel değişikliklere ihtiyaç duyacak mı? Eğer duyulacaksa, bu değişikliklerin kurum üzerinde ne gibi bir etkisi olacak?
Bu planın uygulanması için hangi adımlara (aşamalara) ihtiyaç var ve her aşamanın tamamlanması için ne kadar bir süreye ihtiyaç var?
Çeşitli stratejilerin uygulanması için ihtiyaç duyulan kaynakların da göz önünde tutulması gerekir.
Kaynak dağılımı: Stratejilerin tamamlanması ve amaçlara ulaşılabilmesi için ihtiyaç duyulan kaynakların öncelik sırasına göre belirlenmesi ve etkin dağılımın yapılması da önemlidir. Gerçekçi olmayan beklentiler yaratmak için plan kararları finansal gerçekliğe uygun bir yapıda hazırlanmalıdır. Cari politik ve ekonomik iklime bakmaksızın bütün kurumlar gelecekteki fonların kısıtlı olabileceği genel varsayımlardan hareket ederek planlarını hazırlamalıdırlar.
Her stratejinin ihtiyaç duyduğu kaynakları belirlemek için şu sorulardan yararlanılabilir:
- Eylem planını tamamlamak için bütçe, personel, tesis vb. kaynaklar yeterli mi? Değilse, ihtiyaç duyulan kaynaklar nasıl sağlanacak? Kurum içinde kaynaklar yeniden dağıtılabilir mi?
- İletişim kaynaklarına ihtiyaç duyulacaksa, bu ihtiyaçlar yıllık “İletişim Teknolojisi Planında” yer alıyor mu?
- Bu eylem planının gerçekleşmesi için ne kadar bir finansal destek gerekmekte? Ek fonlara ihtiyaç var mı?
Önce; maliyetleri, yararları, olumlu kısıtları, zaman ve kaynakları analiz ettikten sonra en uygun stratejiyi seçmek gerekir. Stratejinin başarıyla tamamlanması ve belirlenen amaca ulaşmak için ihtiyaç duyulan aşamaların belirlenmesi gerekmektedir. Bunlar, eylem planında yer alması gereken aşamalardır.
EYLEM PLANININ ORTAYA KONULMASI
Eylem planı, her aşamada kimin sorumlu olduğunu ve her aşamanın tamamlanacağı süreyi içerir. Eylem planı işlemler, prosedürler ve yöntemlerden oluşan bir süreçtir.
Aşağıdaki süreç, eylem planını yürütmenin bir yoludur.
1. Eylem planının uygulanması için sorumluların belirlenmesi
- Eylem planının uygulanmasının her aşamasında kim görev alacak?
- Sorumlu kim olacak?
2. Eylem planın aşamalarının ayrıntılı bir şekilde hazırlanması
- Eylem planının tamamlanmasından sorumlu olan birey ya da gruplar, eylem planının tamamen bitirilmesini sağlamak için gerekli aşamaları belirlemelidirler.
- Söz konusu aşamaların tamamlanmasından sorumlu olan kişiler ve olası başlangıç ve bitiş tarihleri öz bir şekilde açıklanmalıdır.
3. Eylem planının tamamlanması için zaman sürecinin belirlenmesi
- Eylem planı bir bütün olarak ne zaman tamamlanacak?
- Eylem planında sorumlu olan kişi ya da gruplar arzulanan zamanda planın tamamlanacağını düşünüyorlar mı?
- Bir bütün olarak eylem planı için öngörülen zaman süreci, aşamalar için belirlenen bireysel zaman süreçleriyle uygunluk gösteriyor mu? Göstermiyorsa, farklılıklar nasıl giderilebilir?
4. Eylem planı tamamlanması için ihtiyaç duyulan finansal fonların ve kaynakların belirlenmesi
- Eylem planının tamamlanmasından sorumlu olan kişi ya da gruplar plan için gerekli olan finansal fonları ve ihtiyaç duyulan kaynakları belirlemelidirler.
- Eylem planı, sermaye ve operasyonel bütçe kadar beşeri ve enformasyon kaynakları yönetimi için de giderek artan ihtiyaçlara bir temel oluşturur.
- Eylem planının aşamaları belirlenirken, eylem planı için düşünülen zaman süreci belirlenmeden önce, ara zaman dilimin de oluşturulması gerekir.
EYLEM PLANININ ORGANİZE EDİLMESİ
Her amacın, hedefin ve aşamanın belirtilmesini sağlamak için numaralandırma ya da harflendirme sisteminden yararlanılması önerilmektedir. Stratejik planın oluşturulmasındaki yöntem; numaralandırma sistemidir. Örneğin.
- Amaçlar 1,2,3,4, v.b, şekilde numaralandırılır.
- Hedefler, her zaman amaca karşılık gelecek şekilde numaralandırılmalıdır.
1.1 gibi. 1.1; birinci hedefin birinci amacın altında yer aldığını ifade eder.
- Amaçlar, hangi amaç ve hedefin altında yer alıyorsa onu yansıtacak şekilde numaralandırmalıdır. 1.1.2; birinci hedefin, birinci amacın altındaki 2. aşamayı ifade etmektedir.
- Kurum planda yer alan öğelerin önceliğine karar vermezse, numaralandırma sistemi amaçların veya hedeflerin önemini göstermez.
İZLEME (TRACKING) SİSTEMLERİ
İzleme sistemleri:
- Eylem planının yürütülmesinden sorumlu olan kişi ya da gruplar aynı zamanda da hedef ve amaçların yerine getirildiğini/getirilmediğini de izlemekle yükümlüdürler. Gözden geçirilmelerin üçer aylık ya da aylık periyotlar halinde yapılması idealdir.
İzleme Dokümanlarının Hazırlanması:
- İyi bir izleme dokümanları şu öğelerden oluşmalıdır.
- Amaçlar
- Hedefler
- Performans ölçütleri
- Eylem planları
- O güne kadar yapılmış çalışmaların açıklanması ve eleştirilere yer verilmesi
- Cari durum hakkındaki bilgiler
Gözden geçirme sonrasında gelişmeler ve gecikmeler rapor edilmelidir. Çizelgede yer alan ve belirtilen zamandan önce tamamlanan gelişmeler rapor edilir. Plana göre tamamlanmayan noktaların tamamlanmama nedenleri yazılır ve ayrıca tamamlanması için geri kalan zamanda neler yapılacağını belirtilir.
Kurumlar kendilerine ait amaçları, hedefleri ve eylem planlarının uygulanmasının denetimi için kendi metotlarını geliştirebilirler. Dokümanın her aşamanın durumunu belirtmesi gerekmektedir. Örneğin; iptal mi edildiği, planlama aşamasında mı olduğu veya gecikme mi olduğu? (Durumu anlatan kısaltmalara da yer verilebilir). Yorumlar içinde boş bir yer ayrılmalıdır.
PERFORMANS ÖLÇÜTLERİNİN İZLENMESİ
Amaçların, hedeflerin ve eylem planlarının denetlenmesine ek olarak performans ölçütlerinin de izlenmesi gerekir. Her performans ölçütü için veriler toplanmalı ve düzenli aralıklarla rapor edilmelidir. Performans ölçütleri, veri tabloları, şemalar veya grafikler şeklinde hazırlanmalıdır.
Gerçek performansın “planlanan” performansla karşılaştırılması, stratejik plan ve planlama sürecinin periyodik bir şekilde değerlendirilmesini sağlayacaktır. Yönetim, beklenen sonuçlara ulaşılmaması durumunda üçer aylık veya aylık raporların sonuçlarını kullanarak sorunları saptar. Ve bu bilgileri kullanarak, ihtiyaç duyuyorsa, politikalarını, prosedürleri, amaç ve hedeflerini yeniden düzenler.
Stratejik planda yer alan amaçlara ulaşılmasında, performansın denetlenmesinin ve sonuçların rapor edilmesinin önemli bir rolü vardır.
- Rapor verme için belirli tarihlerin oluşturulması
- Personel değişimi sırasında verilerin toplanmasının devamlılığının sağlanması ve hesaplanması için büyük özen gösterilmesi. Yeni personelin eski yöntemler ışığında ölçütlerin nasıl değerlendirileceğine ilişkin eğitilmesi önemlidir.
- Enformasyonun düzenli bir şekilde toplandığı ve doğru bir şekilde rapor edildiğine ilişkin etkin bir kurum içi denetim mekanizmasının varlığından emin olunmalıdır.
- Her performans ölçütü için, gerçek performans ile beklenen performans düzeyini karşılaştırılır ve sonuçları rapor edilir.
- Önceki dönemlerle karşılaştırıldığında rapor edilen performansın durumuna bakılır
- Amaçlara başarılı bir şekilde ulaşılabilmesi için değişikliğe gerek olup olmadığı saptanır.
- Dışsal faktörler ulaşılamayan hedefler üzerinde etkili mi, ona bakılır.
- Performans bilgilerinin hangi sıklıkla hazırlandığına bakılır.
- Trendleri ve sonuçları açıklamak için hangi tür açıklayıcı değişikliklere ihtiyaç duyulduğuna bakılması gerekir.
- Veri veya bilgilerin doğruluğunu göstermek için hangi tür testlerin ya da ölçütlerin kullanılmasının uygun olacağına bakılır.
- Programınızı değerlendirmek, iyileştirmek ve değiştirmek için verilerin nasıl kullanıldığı incelenir.
- Programın etkin ve verimli olmadığını nasıl anlaşılabilir, bunu değerlendirmek gerekir.
SONUÇLARIN RAPORLANMASI
Her kurum, performans bilgilerinin hangi sıklıkla toplandığı ve rapor edildiğine ilişkin kendi rehberini (guidelines) hazırlamalıdır. Her ölçüte ilişkin verilerin yılda bir kez toplanması gerekir, fakat bazı bilgilerin daha sıklıkla hesaplanması gerekir.
A. KURUM DIŞI RAPORLAMA
Kurum dışında yer alan paydaşlar, politika yapıcılar, tedarikçiler v.b.leri kurumun durumu ve programlarının gösterdiği performans hakkında bilgi sahibi olmak isterler. Eğer performans ölçütleri, sonuçlar üzerinde pozitif etki yaratacak şekilde sürekli bir iyileşmeyi gösteriyorsa, bazı kurum dışı paydaşların kaygıları giderilmiş olur.
Politika yapıcılar için hazırlanan raporların açık ve özet olması gerekir. Verilerin grafik şekilde hazırlanması raporların okunmasını kolaylaştıracaktır. Sonuçları rapor ederken açıklayıcı bilgilere yer vermek gerekir.
Sonuçlar rapor edilirken aşağıdaki unsurlara dikkat edilmelidir.
- Gerçek sonuçlar kadar hedefler de belirtilmelidir.
- Performansın önceki düzeylerinden veya hedeflerden belirgin bir şekilde farklılaştığı durumlarda açıklamalara yer verilmelidir.
- Herkes tarafından anlaşılabilir bir rapor hazırlanmalıdır.
- Raporların okuyuculara performans düzeyinin durumu hakkında yeterli bilgi verip vermediğine bakmak gerekir.
B. KURUM İÇİ RAPORLAMA
Kurum içi raporlama çeşitle şekillerde olabilir. Performans değerlendirmesi, planlama ve bütçeleme çalışmaları bunlardan birkaçıdır. Program yöneticileri için bu programların daha ayrıntılı olarak hazırlanmaları gerekmektedir. Bu raporlar aynı zamanda uygulanan süreçle ilgili daha fazla bilgi içermektedir. Bazı durumlarda verileri (örneğin coğrafi bölgelere göre) gruplamak da mümkündür.
Şu anda, stratejik plan için bütün öğeleri tamamlanmış durumdayız. Bu aşamadan sonra amaçların ve hedeflere ulaşılabilmesini sağlamak için hangi öğretim mekanizmasına ihtiyaç olduğunu saptamalıyız. İzleme, sorumluluk ve hesap verilebilirlilik olmaksızın stratejik planın sadece bir belgeden ibaret olduğunu unutmayınız.
BAŞARILI BİR STRATEJİK PLANIN ÖZELLİKLERİ
Başarı bir stratejik plan;
- Yönetim ve kurumun çalışma grubunun tam desteğinde hazırlanmış planlama sürecinin sonucu olmalıdır.
- Bütün kurum yetkilerinin gerekçelerini yansıtmalıdır.
- Hangi iş alanında olduğunuzu ifade eden bir misyonu olmalıdır.
- Heyecanlandırıcı bir vizyonu olmalıdır.
- Açık, uzun dönemli fakat gerçekçi ve ulaşılabilir amaçları içermelidir.
- SMART hedefleri içermelidir.
- Amaçların önemli sonuçlarını titizlikle yansıtabilecek dengeli bir performans ölçütleri kümesini içermelidir.
Planınızın bütün bileşenlerini kontrol etmek için bu el kitabında formlar kısmında yer alan Litmus Testlerinden faydalanınız. Bu testler size misyonunuzu, prensiplerinizi ve vizyonunuzu, amaçlarınızı, hedeflerinizi, eylem planınızı ve performans ölçütlerinizi değerlendirmenizde yardımcı olacaktır. Litmus Testleri aynı zamanda program ve alt program yapınızın şu andaki OSPB rehberiyle uygun olup olmadığınızı belirlemenize de yardımcı olacaktır.
İLETİŞİM VE PLANIN DUYURULMASI
Amaçlar ve önemli performans ölçütleri yıllık olarak yayınlanan Master List of State Government Programı’nda yayınlanmalıdır. Çünkü, stratejik planın başarıyla uygulanması etkili bir iletişime bağlıdır. Kurum içinde stratejik planın tüm kurumsal düzeylere bildirilmesi gereklidir. Yöneticiler ve yetkililer planı ve kendi rollerini anlamalıdırlar. Plan genel olarak anlaşılmıyorsa ve kabul edilmiyorsa daha az değerli olacaktır.
Planın bildirilmesinde şunlar yapılabilir:
-Yetkili kurullarda plan hakkında konuşabiliriz.
- Program yöneticilerine planın tam metninin kopya nüshasını dağıtabilirsiniz.
- Bütün çalışanlarla paylaşmak için planın özet bir broşür versiyonunu hazırlayınız.
- Binanızın belirgin bir yerine misyonunuzu asınız.
- Planın amaç ve hedefleriyle ilgili kaydedilen gelişmeleri, yetkili kurullarda, gazetelerde vb. yerlerde anlatınız.
Stratejik plan Master List’te yer almasına karşın, konuyla ilgili olduğu düşünülen diğer bireyler ve kurumlara da bildirilmelidir. Kurumun dışında yer alan ve plana destekleri gereken kurumlara yönelik bilgi akımın da sağlanması gerekir. Büyük kurumlar bu konuda daha avantajlı olmalarına karşın küçük kurumları da içerecek şekilde şu faaliyetlerde bulunabilir:
- Kurum yayınlarında plan hakkındaki makalelere yer veriniz.
- Kamuya ait toplantılarda planı anlatınız.
- Planın özet bir halini gösterişli bir broşür şeklinde hazırlayıp ilgili kişi ve kurumlara dağıtınız.