Zamanınızı uzun uzun mesaj laşmalar, yazışmalar, fikir alıp vermelerle boşa harcamak istemiyorsanız katılımcıları toplantı başlamadan uzun süre önce organize etmeniz gerekmektedir. Bunu yapmak için her katılımcıyla konuşmak için birkaç dakika ayırın.
-
Ne konuşulacağı konusunda bilgi verin.
-
Neyin başarılması gerektiği hakkında görüşlerini alın.
-
Kendilerini bu sürecin bir parçası gibi hissetmelerini sağlayın.
Eğer grubunuz belirli aralıklarla toplantı yapıyorsa düzenli katılanlara şu tür sorular sorun:
-
Senin açından bir önceki toplantıda faydalı olan yöntemler nelerdir?
-
Herkesi kapsayan bir yöntem nasıl oluşturabiliriz?
-
Bu toplantıdan kazanımlarının ne olmasını istersin?
Ve bu bilgileri tüm grup için önemli olan konulara odaklanacak bir gündem oluşturmak ve gruptaki herkesin hedeflerini başarıya ulaştıracak konuları belirlemek için kullanın. Katılımcıların katkısını sağlamak için bu gündemi önceden dağıtın.