Geçen yıl, televizyonda yayınlanan sabah programlarından birinde, bayan sonucu bir genç adama yaklaşmakta olan bir olay hakkında sorular sordu. Adam, ilk soruyu güçlükle de olsa yanıtladı; ancak sıra bir sonraki soruya geldiğinde, cevap vermeden önce yutkundu. Sunucu devam etti ama genç adamın rengi gitgide daha da soldu. Cevap vermeyi denedi ve birden masaya kustu. Neye uğradığını şaşıran sunucu kameraya baktı ve "Sanırım kısa bir ara vermek zorundayız," dedi.
Çoğumuz o anda genç adamın utancından öleceğini düşündük, ama böyle bir şey olmadı elbette. Program kayıtları birkaç magazin programında da yayınlanınca, genç adam popülarite bile kazandı. Bu bize, topluluk önünde konuşma konusunda olabilecek en kötü deneyimi yaşasak bile Ölmeyeceğimizi, hayatta kalıp bundan söz edebileceğimizi gösteriyor.
Bazı insanlar topluluk önünde konuşurken başkalarından daha fazla heyecanlanır. Bir sahne ve mikrofon gördüğünde terlemeye, titremeye başlar. Araştırmalar, sunum ya da konuşma yapması gerektiğinde aşın bir paniğe kapılan kişilerin büyük olasılıkla çocukluklarında bir travma ya da fobi yaşadıklarım göstermektedir.
Bu benim uzmanlık alanım olmadığı için, bunun yerine size konuşma yeteneğimizi nasıl geliştirebileceğinizden söz etmek İstiyorum.
Sizden bir konuşma ya da sunum yapmanızın istenmesi, ceza değil, onurdur. Başkalarının beceri ve yeteneklerinizden etkilendiği, sizden bir şeyler öğrenmek istediği anlamına gelir. Elektronik iletişimin hızla yaygınlaştığı günümüzde, insanların sırf sizi dinlemek için bir araya toplanması çok önemlidir.
Uzmanlara göre iyi bir konuşma ya da sunum yapmanın sim -karşınızdaki dinleyici kitlesinin büyüklüğü ne olursa olsun- iyi hazırlanmaktır. İş dünyasında dinleyiciler İnsanı vezir de edebilir rezil de; performansınız patronunuza doğrudan yansır. Eğer bocalayan, lafları ağzında geveleyen bir ahmak görüntüsü çizerseniz, insanlar patronun hangi akla hizmetle sizi işe aldığını merak ederler. Etkileyici, başarılı bir sunum yapmanız halinde, patronunuz ve diğer insanlar sizi bambaşka bir gözle görmeye, insanları etkileme gücüne sahip olan ve saygı gören bir lider olabileceğinizi düşünmeye başlarlar.
Bir sunumu ya da konuşmayı "iyi" kılan nedir? En önemli unsur dinleyicilerinizi iyi tanımak ve onların sizden ne beklediklerini iyi anlamaktır.
Dinleyiciler sunuma genellikle sorular sorarak katılım gösterir. Etkili bir sunum İçin şunlara ihtiyaç vardır:
Gündemi belirleyin:
Gruba neler yapacağınızı ve ne zaman soru sorabileceklerini anlatın.
Zamanı iyi yönetin.
Elinizde küçük bir saat tutun, böylece konuşmanızın nasıl aktığını takip edebilirsiniz. Bir kişinin sorusunun yanıtı çok uzun sürüyorsa, ona bunu daha sonra tartışmayı teklif edebilirsiniz. Gruptaki diğer kişilerin sıkılıp sabırsızlanmasını istemezsiniz herhalde? Her dinleyicinin bir sorusunu cevaplayın.
Cevapları kısa tutun, konuyu dağıtmayın.
Bir projenin bütün öyküsünü anlatmaya kalkarsanız, sorusu olmayan dinleyicileri sıkarsınız. Cevabınızı desteklemek için bir örnek verin ve konuşmanıza devam edin.
Arkadaşlarınızı ayarlayın.
Bir sunum yapacağınız zaman, samimi olduğunuz iş arkadaşlarından size, önceden kendilerine yazılı olarak verdiğiniz soruları sormalarını isteyin. Beklenmedik bir sürprizle karşılaşmamak için, soruya sadık kalmalarını ve değiştirmeden sormalarını rica edin.
Beden dilini izleyin.
Gözlerinizi grubun üzerinden ayırmayın. Sunum sırasında dinleyici kitlesi ne kadar küçükse, tepkilerini takip etmeniz o kadar kolay olur. Sıkıldıklarını fark ettiğinizde, hemen konuyu değiştirin. Kafaları karışmış ya da tereddütlü görünüyorlarsa, bunu onların yorumlarını ya da sorularını almak için bir fırsat olarak değerlendirin.
Soğukkanlı olun.
Küçük bir grupta öfke ya da olumsuz tepkiler hemen fark edilir. Size zor ya da ters bir soru sorulduğunda, hemen savunmaya geçmeyin. Soruyu ya da yorumu tekrarlayarak zaman kazanın, sonra kısa bir açıklama yapın ve bir örnekle söylediklerinizi destekleyin. Cevabı bilmiyorsanız, "Bakın bu çok ilginç. Biz de bu konu hakkında bilgi topluyoruz. Yeterli bilgiye sahip olur olmaz, bunları sizinle paylaşacağız," diyebilirsiniz.
Konuşmayı etkili bir özetle bitirin.
Sunumunuzun sonunda bütün malzemelerinizi toplayıp, "Sizin sorunuz yoksa, benim söyleyeceklerim bu kadar," demeyin. Bir özet çıkarın ve eylem planı belirtin. "Bu yeni sistemi kullanarak, şirketin karlılık oranını artıracağız, çalışanlarımız kalite ve etkinlik üzerinde yoğunlaşmalarım sağlayacağız. Bu hepimiz için önemli ve heyecan verici bir süreç olacak; bu konuda sizin de kendi departmanı arınızı eğitmeniz çok önemli" diyebilirsiniz.
Sizden bir konuşma yapmanız istenirse, ilk dakikalarda uygunsuz kaçmayacak bir espri yapın, dinleyicilerin ilgisini çekecek bir öykünüzü ya da ilginç bir olayı onlarla paylaşın. Sonra şunlarla devam etmelisiniz:
Bir yol haritası çizin.
Dinleyicilere neden orada bulunduğunuzu anlatın. "Şu anda buradayım çünkü..." diyerek söze başlayın. Sonra hemen amacınızı belirtin. "Ben bazı yöntemleri
uygulayarak çok daha etkin bir organizasyon yaratacağımıza inanıyorum..." diyebilirsiniz. Birçok kişi, nereye gideceğini bilmeyen birinin arabasına binmek istemez. Dinleyiciler de konuşmanın nereye gideceğini bilmeyen birini dinlemek istemezler. Onlara, neden kendilerine konuşma yaptığınızı, işverenin neden bu konuyla ilgilendiğini ve konunun dinleyiciler açısından neden Önemli olduğunu açıklayın. Bu dinleyicinin gevşemesini ve sizin bakış açılarınızı paylaşma konusunda gönüllü hale gelmesini sağlar. Siz neden söz ettiğinizi bildiğinizi onlara kanıtlamış olduğunuz için kendilerini emin ellerde hissederler.
Konu üzerinde yoğunlaşın.
Kimileri, çarpıcı bir başlangıç yapabilmek için ünlü birinin sözünü ya da esprisini kullanmaya çalışabilir. Ancak dinleyiciler, sizi "sizin bildiklerinizi" öğrenmek için dinlemektedir; bu nedenli; konuşmanın özü üzerinde yoğunlaşın. Bir konuşmanın Özünü iyi hazırladığınızda, başlamak ve bitirmek kolay olacaktır.
Sayılardan kaçının.
Konuşmanızı istatistiklerle desteklemeniz, kağıt üzerinde iyi görünebilir; ancak insanlar bunları sözlü olarak dinlediklerinden kavramakta zorlanırlar. "Sayıları kullanmak kolaydır; ancak bu yapabileceğiniz en kötü şeydir," diyor iletişim uzmanı ve eski bir televizyon habercisi olan Mark Wiskup. "Sayılar anlamsızdır. Şöyle düşünün: En zengin, en anlamlı konuşmalarda sayılar yoktur. Çocuğunuza, 'Bugün seni altı kez sevdim' demezsiniz. İnsanlarla konuşurken sürekli sayılardan söz ederseniz, onlarla bağlantınızı koparırsınız."
Arkadaşlar arayın.
Sunumun aksine, konuşmalarda dinleyiciler arasında arkadaşlarınız bulunmayabilir. Ama paniğe kapılmayın. Kalabalığın arasında dosdoğru size bakan, hatta gülümseyen ve söylediklerinizi başıyla onaylayan kişiler mutlaka olacaktır. Kendinizi gergin hissettiğinizde ya da güven kazanmak istediğinizde, onlara bakabilirsiniz. Cep telefonuyla oynayan adama ya da rujunu tazeleyen kadına bakmaktan kaçının.
Kibarca ayrılın.
Konuşmanız bittiğinde hemen arkanızı dönüp gitmeyin ya da on dakika boyunca gereksiz şeylerden söz et- meyin. Konuşmayı toparlamanız bir dakika sürmeli ve söylediklerinizin kısa bir özetini içermelidir. Konuyu kısa bir öyküyle de bağlayabilirsiniz.
Konuşmanızı ya da sunumunuzu rahatça yapacak hale gelene kadar prova edin; böylece herhangi bir nedenle okuyamaz hale gelirseniz, kekelemez ya da donup kalmazsınız. Arkadaşlarınızın ya da ailenizin önünde prova yapmanız ve onlardan geribildirim almanız yararlı olur. Rahat ancak bir profesyonel bir tarza sahip olduğunuzdan emin olmak için, konuşmanızı videoya da kaydedebilirsiniz. Sesinizi teybe kaydedip gerekli vurgulan yapıp yapmadığınızı, ilgi çekici, insanların uykusunu getirmeyecek bir ses tonuyla konuşup konuşmadığınızı duyun. Bir başka iyi fikir de, konuşma yapacağınız salona erken gidip ortama alışmaktır. Daha önce denemediğiniz ve kullanmakta zorlandığınız alet ve cihazlar kullanmaktan kaçının
Son olarak, gevşemeye ve konuşma ya da sunumun keyfîni çıkarmaya çalışın. Bu, sonuçta, başarılı bir işin ardından sırtınızın sıvazlanması gibidir. Artık başarılı olduğunuz bir iş nedeniyle kendinizi iyi hissetme zamanıdır. Bundan sonra liderlik yeteneklerinizi patronunuza kanıtlamak için yeni fırsatlar arayabilirsiniz.