Toplantının ruhunu, gündemi belirler. İşleyen, yapıldığında sonuç veren ve aksiyon planı ortaya çıkarmaya katkıda bulunan bir gündem için üzerinde durulması gereken konular şunlardır:
• Toplantının hedefi tanımlanmalı,
• Başlangıç ve bitiş zamanı, tarih ve yer net bir biçimde belirlenmeli,
• Toplantı çok sayıda konuyu kapsayacaksa, bunlar sırasıyla yazılmalı,
• Her bir konu için öngörülen süre belirlenmeli,
• Katılımcılardan bir hazırlık yapmaları bekleniyorsa, nasıl bir hazırlık olacağı konusunda bilgi verilmeli,
• Gündem mümkün olduğunca kısa ve canlı olmalı,
• Toplantı duyurusu en az bir hafta önceden yapılmalıdır.