E-posta Gafları Yapmak

MentalPress 30

Birçoğumuz e-postayı telefonla konuşmak gibi görürüz; bizim için kişisel işlerimizi halletmenin hızlı, kolay ve etkin bir yo­ludur. Annemizin doğum gününü hatırlatmak için kardeşimize hatırlatma notu göndeririz. Politik bir espriyi on iki arkadaşımıza iletiriz. İş arkadaşımızla yaptığımız tartışmayı eşimize anlatırız. Bunda ne gariplik var? Nasıl bir sakıncası olabilir?

Şirketler için büyük sakıncası vardır; verimliliğin azalmasına ve yasal sorunlara neden olabilir. PC Delete, patronların % 40'ının çalışanların iş saatlerinde internette sörf yapıp yapmadığını gör­mek için onları gözetlediğini söylemektedir. Xerox, iş saatlerin­de online alışveriş yaptığım belirlediği kırk çalışanını işten çıkar­mıştır. Her beş şirketten biri e-posta istismarı nedeniyle çalışan­larını işten çıkarmaktadır.

Bu tepkilerin nedeni nedir? E-postalar herhangi bir bilgisayar­da sonsuza dek saklanabilir; buna eski sevgilinizin bilgisayarı da dahildir. Eski sevgiliniz mesajınızı bir sürü insana iletebilir, onlar da kopyalayıp başkalarına gönderebilirler. Böylece bir mesajı kız kar­deşinize ya da oda arkadaşınıza değil, tüm dünyaya göndermiş olur­sunuz. Bunun sonucunda pek çok dava açılabilir. Bilgi teknolojile­ri konusunda uzaman avukat olan Michael R. Overly e-postaların düzinelerce davanın konusu olduğunu, cinsel tacizden karalamaya kadar pek çok iddiada bulunulduğunu söylemektedir.

Overly birçok insanın e-postaya telefon konuşması muamele­si yapmasının büyük bir sorun olduğunu ileri sürmektedir.

Elektronik uzmanları siz "gönderilen" ve "alınan" mesajları silseniz ve geri dönüşüm kutusunu boşaltsanız bile, aylar sonra öldü sandığınız mesajların yeniden dirilmesini sağlayacak bir yazılım olduğunu söylüyor. Bazı şirketler çalışanlarının klavyede tuşladığı her harfi görebiliyor. Bu nedenle siz öfke dolu bir notu göndermeseniz bile, patron bundan haberdar olabiliyor. ABD'de-ki büyük şirketlerin yaklaşık %80'i çalışanlarını e-postalarını, in­ternet kullanımlarını, telefon konuşmalarını ve bilgisayar dosya­larını kontrol ederek ya da onları İş sırasında kameraya çekerek elektronik yollarla gözetleyebiliyor.

Mahkemelerin iş sırasında elektronik gözetlemeye dayalı da­valarda işverenin tarafını tuttuğunu hemen belirtelim. Bu neden­le e-posta sistemini kullanırken şunlara dikkat etmelisiniz:

İş sınırları içinde kaim.

Sevimli, komik, alaycı ya da ilginç ol­maya çalışmayın. Bazı şirketler mizah duygusundan tamamen yoksundur ve bu duyguyu onlara e-posta yoluyla kazan­dırmanız mümkün değildir.

Avukat gibi düşünün.

 E-postanızda öylesine bahsettiğiniz bir olay kendinizi hukuki bir davanın İçinde bulmanıza neden ola­bilir. Bu nedenle yazdıklarınıza dikkat edin.

Büyük düşünün.

Tek bir çalışanın şirketin sistemini yasa dışı faaliyetler için kullanması, devletin kanıt bulmak amacıyla işverenin bütün bilgisayar sistemine el koymasına neden ola­bilir. Bu durumda patronunuz ne düşünür sizce?

Aynı zamanda e-postanın kötüye kullanılması başka eyalet ve hatta ülkelerin dava açmasına bile neden olabilir. Bazı mahke­meler yalnızca onların bölgesine elektronik mesaj göndermenin yargı hakkı doğurduğunu ortaya koymuştur.

Overly, çalışanların başlarının belaya girmemesi için her türlü iletişimlerinin içeriğinden emin olmaları gerektiğini söylüyor. Kullanıcılar e-posta ya da diğer elektronik belgeleri gönderirken, başka yazılı İletişim biçimlerinde olduğu kadar dikkatli davran­mak zorundalar. Bilgisayarda oluşturulan her şey başkaları tarafından görülebilir ve görülecektir. E-postadan söz etmişken, en sık yapılan e-posta gaflarını belirleyelim ve bunları nasıl düzelte­ceğimizi görelim.

E-postalar sonsuza dek kalır.

E-posta yazarken yazım ve dil­bilgisi kurallarına dikkat edin; herkesin anlamayacağı kısalt­malar kullanmaktan kaçının. E-postaların hem profesyonel­liğinizi hem de zeka ve olgunluğunuzu yansıtabileceğini unut­mayın. E-postaların zamana direneceğinden, altı ay ya da altı yıl sonra okunduklarında bile sizin pozitif bir yansımanız ola­caklarından emin olun.

Spam mesajlar göndermeyin.

Mesajlarınızı ya da bilgileri ba­şkalarına iletmeden önce iyi düşünün. Bunları gerçekten gör­meleri gerekiyor mu yoksa öylesine mi gönderiyorsunuz? Bel­ki notunuzu mantar panoya asmanız ve böylece insanlara em­rivaki yapmak yerine isterlerse okuma şansını tanımanız daha uygun olur.

Konuşun.

Konulmanız gereken durumlarda e-posta kullan­mayın, çünkü işi zorlaştırabilir. Fikirleri tartışmanız gerekti­ğinde, e-posta hem verimsiz olabilir hem de istenmeyen so­nuçlar doğurabilir; örneğin okuyucu "sil" tuşuna basabilir.

Mesajları düzgün yapılandırın.

Mesajınızı en iyi nasıl ilete-bileceğinizi öğrenmek için gazete manşetlerini inceleyebilir­siniz. Etkili sözcükler kullanın. Mesajın ilk satırında, bu me­sajı neden gönderdiğinizi belirtin; bir kararla mı ilgili ol­duğunu yoksa bir ricada mı bulunduğunuzu söyleyin. Okuyucuya asıl konuya gelmeden önce yazdıklarınız hakkın­da bir fikir verin.

İletinizi herkese göndermeden önce iki kez düşünün.

Bir teb­rik notu aldıysanız, teşekkürlerinizi herkese göndermenizin gereği yoktur. Aynı şey şirket haberleri içinde geçerlidir. Her­kesin bilmesi gerekmeyen şeylere herkesi dahil etmeyin. Ya­nıtla tuşuna basarken hep dikkatli olun. Bazen cevap verme­nize gerek yoktur ve alıcılar onları gereksiz bilgilerle meşgul ettiğinizi hissetmediği sürece mesajlar daha etkili olur.

Okuyucuya sorumluluk yüklemeyin.

Mesajınızı "yanıta gerek yok" diyerek bitirin.